Hem Unikbloggen Policy distansarbete

Policy distansarbete

Efter pandemin har distansarbete till en viss del blivit en självklarhet för många företag. Dock fordrar denna arbetsmetod en policy om distansarbete, det vill säga nedtecknade regler och krav som en arbetsgivare har rätt att ställa på medarbetare om de arbetar på distans. Unik Resurs ger tips på hur du utarbetar denna typ av styrdokument och vad som är viktigt att tänka på.

Är distansarbete möjligt på verksamheten?

Det går inte att bara anta att distansarbete är möjligt på en arbetsplats. Flera faktorer spelar in och det är ledningen som avgör huruvida man kan implementera det eller inte. Punkter som att arbetsuppgifterna möjliggör distansarbete, att arbetet utförs effektivt, att arbetsmiljön fungerar samt att distansarbete faktiskt fungerar i förhållande till verksamheten får utgöra basen till policyn och om distansarbete helt enkelt är en möjlighet. Andra punkter att ta upp är:

  • Den ekonomiska aspekten
  • Hur sammanhållningen på arbetsplatsen har varit innan
  • Hur distansarbete påverkar utvecklingen och företagsmålen på kort och lång sikt
  • Hur distansjobb inverkar på informationshämtning och kunskapsutvecklingen 

Det kan vara viktigt att göra en riskbedömning innan ledningen beslutar om distansarbete överhuvudtaget är aktuellt, speciellt om ni inte redan har erfarenhet av denna arbetsmetod sedan tidigare. 

Ta fram en policy med medarbetarnas åsikter

Ledningen är alltid huvudansvarig för vad som ska gälla angående distansarbete på en arbetsplats, men det är naturligtvis viktigt att medarbetarna får tycka till när policyn utformas. Skicka till exempel ut en enkät som alla får fylla i och försök vara så flexibel som möjligt. Det är också viktigt att ha gjort en utvärdering av hur det fungerade under till exempel pandemin när samtliga arbetade på distans. Då vet man vad som fungerade och inte, och kan ta det i beaktning när policyn skrivs. 

Vad innebär distansarbete på er verksamhet?

Tydliggör vad distansarbete innebär på er arbetsplats. Olika företag ser distansarbete på olika sätt, till exempel kan det innebära att arbeta hela veckan hemifrån, eller tillbringa en viss del på distans och resten inne på kontoret – en så kallad hybrid arbetsplats. Tillåter ni båda alternativen ska olika policies utformas för respektive distansarbete. 

Policyn omfattar hela företaget men kan också vara anpassad efter team/enskilda medarbetare

En policy för distansarbete ska vara helomfattande för företaget men eftersom vissa team eller medarbetare har fler eller färre förutsättningar så kan policyn vara anpassad i vissa klausuler. Olika saker som väger in är typ av verksamhet och olika arbetsuppgifter. 

Viktiga punkter som bör ingå i policyn

Olika punkter kan naturligtvis inkluderas i en policy för distansarbete men här är några som absolut bör ingå:

  • Hur och när medarbetare ska vara nåbara.
  • Eventuella möten som ska ta plats på kontoret/fysiskt.
  • Arbetsmängden varje dag.
  • Hur stor del av distansarbetet som är tillåtet, till exempel 100%, 60% osv.
  • Om distansarbete är tillåtet utanför Sveriges gränser.

Frihet under ansvar medför oftast att medarbetare mår bättre på en arbetsplats och faktiskt lyckas leverera ett bra resultat. Dock betyder det att de har regler att förhålla sig kring och är dessa tydligt utformade så har företaget allt att vinna.

Vikten av en bra arbetsmiljö

Oavsett om medarbetare jobbar hemma eller på kontoret har chefen ansvar för att arbetsmiljön är så bra som möjligt och att medarbetaren har den utrustning som krävs för att jobba bra och bekvämt. Var tydliga med att informera medarbetare om vilken kontorsutrustning man har rätt att ta hem eller skaffa på företagets bekostnad och vad som stannar på kontoret. 

Så utformar du en bra mall

För att göra det enkelt för er kan ni ladda ner befintliga mallar för distansarbete och skriva ner era punkter och riktlinjer. Mallar finns i flera utföranden online men ni kan givetvis göra justeringar så det passar er verksamhet och blir så tydligt som möjligt för alla medarbetare att läsa. 

Hybridarbete fungerar bäst enligt studier

Enligt studier är hybridarbete den bästa metoden när det gäller att arbeta på distans. Det innebär således att medarbetare jobbar en viss del hemma och en del på kontoret under veckorna. Anledningen till att hybridarbete har visat sig vara lyckat är att den sociala aspekten, missförstånd och isolering inte påverkas negativt i samma omfattning som när anställda jobbar 100% hemifrån.

Det har också visat sig att en hybrid arbetsplats lockar fler att söka jobb där. Har du behov av hjälp med rekrytering eller önskar vidareutveckla ledarskapet efter en lång tid av pandemi och komplexa situationer, finns vi på Unik Resurs här för dig.