Lina Nilsson

Vad innebär kravprofil?

Vad innebär kravprofil?

När du väl konstaterat att det finns ett rekryteringsbehov är det dags att fundera på kravprofilen. Hela idén med kravprofilen är att tidigt i processen definiera rollen ni ska rekrytera så att man senare i processen strukturerat kan ställa sökande mot detta och inte mot varandra.

Och inte heller i lika stor utsträckning låta sig charmas av kandidater som kanske egentligen inte matchar det man söker men ändå ”känns rätt”. Vi vet av forskningen att detta ofta leder till kostsamma misstag. Tidigare har det ofta slarvats med kravprofiltagningen, men de senaste åren skulle vi våga påstå att många arbetsgivare blivit bättre på detta. I alla fall när det kommer till att ta extern hjälp i rekryteringen.

Kravprofil – Bakgrundsbeskrivningen

Kravprofilen ska täcka in många aspekter varav bakgrundsbeskrivningen är en aspekt som många slarvar med då man tror att ”det är givet”;

  • Kort beskrivning av verksamheten
    • Hur ser verksamheten ut idag?
    • Hur vill man att den ser ut imorgon?
    • Vilka konkreta utmaningar ser ni i verksamheten som ni gemensamt har att förhålla er till?
    • Vilka förutsättningar finns i verksamheten att möta dessa, relativa styrkor och svagheter?
  • Kort beskrivning av tjänsten
    • Vilket ansvar finns inom rollen idag och hur kan det komma att utvecklas över tid
    • Vilka arbetsuppgifter förekommer idag och på lite längre sikt
    • Vilket stöd och vilka resurser finns runt omkring rollen, vilka kommer man att arbeta närmast och till vem rapporterar man
    • Vad är förväntan på en person i rollen och över vilken tidshorisont

Naturligtvis kan man återanvända information från gång till gång, men lockas inte av att återanvända utan att ifrågasätta om informationen fortfarande gäller. Verksamheter och roller utvecklas och genom att alltid ställa saker på sin spets i samband med rekrytering kan ni driva en av de effektivaste formerna av verksamhetsutveckling varje gång ni rekryterar – så kalla inkrementell verksamhetsutveckling. Små förändringar åt det håll ni vill men implementerade på ett sätt så att det sker naturligt genom medarbetas (nya och befintliga) beteende och aktiviteter.

Kravprofil – Önskade kunskaper, erfarenheter och inte minst förmågor.

När ni beskrivit rollen, dess förutsättningar och förväntningar är det dags att fundera på vad den som ska fylla rollen behöver med sig för att lyckas i rollen. Kortfattat kan sägas att ni här behöver definiera ytterligare en rad aspekter där ni inte heller nu får lockas av att ”ta in en ny” Lisa eller Lennart genom att återanvända utan att ifrågasätta nedanstående områden.

Kravprofil – Utbildning

Här ska ni först resonera kring vilken utbildning som krävs för att ”få göra jobbet”. Många jobb kan ha krav på en viss nivå av utbildning. Certifikat av olika slag ska ni ta upp här, men det kan också vara principiella bestämmelser inom er verksamhet som till exempel kan kräva ingenjörsexamen i vissa roller och liknande. En rekommendation är dock att inte falla i gropen att slentrianmässigt definiera krav på högskoleutbildning utan verkligen tänka genom det. En vanlig miss många gör här är att säga att man vill ha högskoleutbildad personal då man med en examen ”bevisat att man har tillräcklig begåvning”. Det stämmer inte – man kan kämpa sig genom en examen med ren och skär målmedvetenhet. Är det begåvning – eller snarare förmågan att snabbt ta in komplex information i nya situationer som troligtvis är det man egentligen menar – som krävs, finns det bättre sätt att säkerställa att detta finns. Var rimliga och ärliga i er bedömning genom att definiera vad personen måste ha för utbildning för att kunna göra jobbet respektive vad som är ”andra skäl” till kravbilden. Kan ni, lyft de ”principiella” kraven till ”meriterande” och inte som absolut krav. Men här vet vi att det inte alltid är möjligt.

Kravprofil – Kunskap

Kunskap är ofta lurigt att definiera och förväxlas ofta med erfarenhet. Att ha erfarenhet av något är på inget vis samma sak som att man kan kunskap. Visst kan man tycka att det vore rimligt att kunskap samlas med erfarenhet, men det finns tyvärr tillfällen då så inte är fallet. Genom att definiera vilken kunskap som krävs tar ni fram konkreta saker som personen ni söker verkligen ska ha med sig in och omgående kunna använda. Det kan vara kunskaper i språk, verktyg, svensk materialrätt, redovisningssed eller affärsrätt, specifika programmeringsspråk eller arbetsmetodik – helt beroende av tjänst. Tänk på att kunskap snabbt förvärvas av rätt person med rätt förmågor. Ställ rimliga krav utifrån vad ni som verksamhet orkar med i att ”vänta på full leverans”. Var också här ärliga med vad som är ett absolut krav och flytta de andra aspekterna till ”meriterande”.

Kravprofil – Erfarenhet

Erfarenhet som tidigare nämnts ofta förväxlat med kunskap. Vi rekommenderar er hellre att se på erfarenhet som ”vad måste en person komma in med för att få tillräckligt förtroende att driva rollen”. Förtroendet kan vara från kunder, andra medarbetare, kollegor, underleverantörer eller annat. Även om vi i stort alltid rekommenderar att fokusera på personlig potential före erfarenhet vet vi av erfarenhet att det kan vara så att det är en ”omöjlig tröskel” för en alltför oerfaren person att ta sig an vissa roller. Även om de rent sakligt skulle göra uppgiften minst lika bra som en erfaren, skulle det inte ges, eller ta för lång tid, för omgivningen att ge personen förtroendet som krävs. Tänk noga genom detta och sortera erfarenhet på samma vis som utbildning och kunskap under skallkrav respektive meriterande så har ni en lättare prioriteringsgrund senare i urvalet.

Lyckas ni definiera ovanstående aspekter under tydliga SKALLKRAV respektive MERITERANDE har ni möjligheten att också lyckas prioritera personlig potential så som det bör prioriteras. Här är forskningen väldigt tydlig; Rätt personlig förmåga, eller potential, är den enskilt starkaste så kallade prediktorn på om en person kommer leverera eller inte i en specifik roll. Därmed INTE sagt att utbildning, erfarenhet och kunskap inte är viktigt, men det är viktigt att inte ”låsa ute” potentiella stjärnor från att vinna urvalet genom att sätta orimliga skallkrav på en roll. Kan ni hitta den rimliga balansen i kravbilden och själva eller genom en partner säkra personlig potential (krävs tester med koppling till kravprofilen) kan ni göra sorteringen enligt nedan;

  1. Möter kandidaten SKALLkraven – Ja
  2. Möter kandidaten den personliga potential vi vill se i rollen – Ja
  3. I vilken grad möter kandidaten de MERITERANDE aspekterna
  4. MAGKÄNSLA i mötet med de som rankas bäst mot ovan

Vad är det vi säger – Jo att i våra ögon är alltid de personliga egenskaperna, förmågan, överordnade de meriterande utbildnings- erfarenhets- och kunskapskraven. Men, givet att SKALLkraven är rätt ställda skall dessa vara uppfyllda för att kandidaten ska vidare i processen.

Balansen i ovanstående prioritering är ofta det som gör att vi lyfts in för att hjälpa kunder formulera kravprofiler även i deras egen rekrytering. Är du osäker – ta hjälp.

Sedan finns det en sak som är väldigt viktig att fundera genom tidigt för att fånga rätt nivå i rollen och det är lönenivån. Många är de gånger då detta glömts bort och man står där till slut med en kanonkandidat som är precis det man söker, men det är fullständigt omöjligt att matcha förväntan när det kommer till lönenivå. Lön blir ofta en känslig fråga, men försök att inte göra det till det genom att tidigt säkra att sökande ryms inom det lönespann ni satt upp. Men var också vaken på att er egen uppfattning om lönenivån stämmer överens med den förväntansbild ni har på personen. Stäm av med omgivningen hur lönestrukturen ser ut givet er kravprofil. Det kan ske med ”kollegor i branschen”, branschorganisationer och på många andra sätt.

Kravprofil – Personlig potential, hur arbetar jag med det?

Vi pratade i tidigare stycke om vikten av att kandidaten vi söker möter den personliga potential – förmåga – som krävs för att fylla en viss roll. Det är nog naturligt för de flesta att så är fallet, men det kanske inte är lika självklart för alla hur man gör detta. Det är här personlighets- och begåvningstest fyller sin funktion och de tester som hjälper är de som kan bidra med en koppling till kravprofilen. Med dessa verktyg kan låta de sökande som matchar SKALLkraven göra tester och med en erfaren analys specifikt ställa dem mot det vi redan i kravprofilarbetet definierat som ”rätt/bäst/önskat beteende” för rollen. Rätt utnyttjat kan vi, genom att använda dessa instrument på rätt sätt, plocka fram ett antal slutkandidater som vi så långt det är möjligt VET har rätt förmåga. Det ger att rekryterande chef i de slutliga samtalen med dessa kandidater kan prata om rollen och samarbetet och fokusera på det som trotsallt är fortsatt väldigt viktigt – nämligen att magkänslan är den rätta mellan chef och medarbetare.

Kravprofil – Annonsering och Executive Search

Med en tydlig kravprofil i handen blir det avsevärt mycket enklare att formulera en riktigt bra annons. Du vet i det läget hur verksamheten och rollen ser ut och vad du söker för typ av person, både avseende bakgrund och personlighet om du nyttjat alla tidigare tips i kravprofilen. Men hur mycket ska man berätta då, hur ärlig ska man vara – ska man ens annonsera och var?

När det kommer till den första frågan – hur mycket ska man berätta – är vår rekommendation att man, i den mån det är möjligt, ge läsaren så mycket information som möjligt om än i ett koncentrerat skick. Det finns naturligtvis situationer som kräver viss diskretion, men om man inte ser rimliga orsaker till att undanhålla viktig information, gör inte det. Annonsen är inte vara till för att locka sökande, den är till för att locka rätt sökande. Allt annat kommer bara innebära mer jobb för dig eller den som gör urvalet och dessutom slösa fel kandidaters tid vilket aldrig är bra för ert varumärke.

Var ni ska annonsera är en helt annan sak och styrs väldigt mycket av vilken typ av roll det är du ska tillsätta. Vissa roller tjänar på att annonseras lokalt medan andra ska gå nationellt och kanske rent av internationellt. En del går med fördel i fackpress, andra i dagstidningen medan det stora flertalet oftast räcker gott att genomföra en väl riktad digital annonsering/marknadsföring. Vissa specifika roller gör man med fördel en så kallad riktad digital marknadsföring mot specifika målgrupper. Här finns gropar att gå i och många ”svarta hål” att lägga pengar i. Generellt är vår rekommendation att, i den mån man har tid, först prioritera digital marknadsföring och först vid behov komplettera med tryckt media då detta generellt är betydligt dyrare och ger avsevärt mindre spridning än de digitala vägarna.

I vissa tjänster kan det vara lämpligt att reflektera över behovet av Executive search eller search som det ofta kallas när det är specialister och inte chefer som söks. Detta är ofta väldigt effektivt när det utförs av en seriös aktör. Dessvärre är det väldigt ofta som så kallade databassökningar säljs som search och det kan vara väldigt svårt att veta vad det är man får innan man avropat jobbet och sett resultatet. Executive search och search är effektivt men kostar också en slant. Har du avropat det är vår rekommendation att du också kräver statistik i leveransen. Genom att ställa nedanstående frågor kan du dels säkra att du får det du betalar för, men framförallt kan du också få annan värdefull information;

  • Hur många har ni identifierat som matchar kravprofilen?
  • Hur många av dessa har ni fått tag på och av de som sagt nej, varför säger man nej?
  • Hur många av de som visat intresse har inkommit med ansökan
  • Hur många av dessa är med i sluturvalet (det vill säga vilka kandidater kommer från eventuell annonsering respektive vilka kommer från searchen).

Lycka till med ert kravprofilsarbete! Har ni några frågor eller funderingar är ni varmt välkomna att höra av er. Vi hjälper många av våra kunder med delar av deras rekryteringsprocesser. Allt från att vi hjälper till med bygga upp er kravprofil till att vi hjälper till att testa och intervjua kandidaterna.

Lina Nilsson

Vanliga misstag vid internrekrytering

Vanliga misstag vid internrekryteringar

Tillgängligheten och möjligheterna att använda kostnadseffektiva verktyg för en lyckad och kvalitetssäkrad rekryteringsprocess är stora men trotts detta misslyckas mer än en tredjedel av alla internrekryteringar. Att en felrekrytering är kostsam är inget nytt för det flesta, men att så pass många internrekryteringar misslyckas är något som inte talas lika högt om.

Vi har länge förbluffats över detta resursslöseri och funderat över vad det egentligen är som gör att vi låter oss slösa med våra personalresurser på detta vis. Från vår intervjustudie framgår det att fler än en tredjedel av alla internrekryteringar misslyckades och vi tydligt kan se hur vissa roller misslyckades i högre utsträckning än andra. Det orsakar en massa onödigt mänskligt lidande och i slutändan resulterar det i två vakanser istället för en.

Som utvecklingspartner och kompetensförsörjare inom chefs- och tjänstemannaleden är det naturligt att vi på Unik följer samhällsutvecklingen och har en omfattande omvärldsbevakning. Ett led i detta är att vi kontinuerligt genomför intervjuer med verksamhetsledare. Sen intervjustarten 2019 har ett antal nya frågeställningar väckts, varav problematiken bakom internrekryteringar fått större fokus.

Vår studie baseras på både kunder, och icke-kunder, inom flera olika branscher samt inom den geografi vi verkar i men resultatet stöds av exempelvis en artikel i Harvard Business Review  där författarnas studie visar på att 40% av internrekryteringar av högpresterande personal misslyckas.

Vad är det då som driver detta slöseri med personalresurser? En misslyckad internrekrytering resulterar i att behovet inte löstes och att man på köpet förstörde en redan fungerande medarbetare och funktion inom företaget. Relationer förstörs och kulturen skadas då friktioner uppstår, särskilt då mindre än 1 av 10 misslyckade internrekryteringar går att backa.

De mest förekommande anledningarna till att så många internrekryteringar misslyckas är:

  • det gick för fort
  • trodde att man kände varandra
  • slarv
  • ”ville för mycket” – var för lösningsfokuserad och lite naiv i att man bara såg alla fördelar
  • saknades en process
  • ingen kravprofil upprättades

Vi kan genom dessa svar se tydliga mönster i att en kvalitetssäkrad rekryteringsprocess inte genomförs. Viljan och lösningsfokuset i kombination med att man tror sig känna varandra gör att en internrekrytering kan gå snabbt och fel. Vi kan konstatera från våra intervjuer att väldigt få små och mellanstora företag har ett strukturerat sätt för att hantera en internrekrytering. Långt ifrån alla upprättar en kravprofil och det är få som nyttjar personlighets- eller begåvningstest för interna rekryteringar.

Vi har sett ett riskmönster med att vissa internrekryteringar är mer riskfyllda än andra. Om en specialist går till en annan specialistroll upplevdes detta som enklare och ofta mer lyckat än om en specialist går till en chefsroll. Eller en chef går till en högre chefsroll med ett annat strategiskt ansvar. Vi skifte av typ av roll och typ av ansvar finns en högre risk.

Endast 1 av 10 misslyckad internrekryteringar ansågs kunna backas och orsakerna bakom varför ansågs vara:

  • prestige från alla håll
  • inlåsning i lönen
  • tar för lång tid innan man tar i problemet

Vi vill absolut inte avråda er från att internrekrytera utan tvärtom – internrekrytera gärna men glöm inte bort att göra en kvalitativ bedömning på samma sätt som ni troligen redan gör vid en extern rekrytering. Vi vet att det skulle minska antalet felrekryteringar.

Från våra intervjuer tar vi även med oss bra exempel på fall där internrekryteringar varit lyckade och vi vill även lyfta in våra egna tips på hur du lyckas med er internrekrytering.

  • kravprofil och en tydlig process med tester
  • lägg successivt på mer ansvar innan man följer upp med titel och lön
  • ta i problematik tidigt, tänk inte att det löser sig
  • ta in en extern part för en oberoende bedömning så inte magkänslan styr för mycket

En internrekryteringar kan generera fantastiska resultat och leda till att era anställda stannar längre inom företaget. Vi vill göra allt som går för att hjälpa till och få ett slut på de slöseri av personalresurser som uppstår vid misslyckade internrekryteringar.

Uniks vision är Alltid bättre och självklart är ni varmt välkomna att ni höra av er för ett förutsättningslöst samtal kring hur vi kan hjälpa er.

Lycka till med er nästa internrekrytering!

Ps. Är du nyfiken på vilken roll Unik skulle ha i en internrekrytering? Vi hjälper många av våra kunder i delar av deras processer, med allt från att ta fram en realistisk kravprofil till att genomföra utvecklingsarbeten och coachning. Men det vi skulle rekommendera alla som vill hålla rekryteringsprocessen själva är att göra en Second Opinion slutskedet av processen

Lina Nilsson

Vad innebär Kravprofil?

Vad innebär Uniks kravprofil

Om du har rekryterat personal har du säkerligen stött på ordet kravprofil. En kravprofil kan innebär att du enbart berättar vilka kunskaper ni söker och att rekryteringsföretaget därav tar sig tiden att hitta den personen. Men utan mer information är sannolikheten att rätt person hittas inte så stor. De flesta gör idag ett mer gediget arbete för att säkerställa att rätt person anställs. Vi lägger stor kraft i att ta fram våra kravprofiler – men också att följa dessa. I våra rekryteringsprocesser har vi en 6 månaders garanti (om kandidaten slutar inom garantitiden pga annan anledning än omorganisation och sjukdom) – och vi har mindre än 1% som använder den. En siffra vi är väldigt stolta över då det är ett kvitto på att vår process fungerar.

Vad innebär Uniks kravprofil?
En kravprofil är det styrande dokument som tas fram under rekryteringsprocessen inledande del. Kravprofilen är vår uppdragsspecifikation. Vi lägger stor kraft på kravprofilen – både i sak (utbildning, kunskap och erfarenhet) och person (beteende). Men också i känsla. Vilket innebär att vi på riktigt förstår uppdraget vi rekryterar till, den kultur som finns på arbetsplatsen och de förväntningar som föreligger på rollen vi rekryterar till.

Vad behöver jag som rekryterande chef tänka på inför en kravprofilstagning?
Ni kan förbereda en del inför mötet och säkerställa att vi får de bästa förutsättningarna för att rekrytera rätt till er. Ett förberedande dokument kommer skickas till dig innan vårt möte.

Känsla för uppdraget
Vi kommer ställa frågor om er vision, era mål och er kultur. Både i verksamheten som helhet och i arbetsgruppen till vilken vi ska rekrytera.
→ Här kan ni med fördel sända oss vision och mål för verksamheten samt eventuell formell befattningsbeskrivning om sådan finns. Vi kompletterar i mötet med ev. frågor kring detta och kan lägga mer tid på att förstå kulturen när vi ses.

Sakkunskap
Här fastställer vi skallkrav och meriterande urvalspunkter avseende utbildning, erfarenhet och kunskap. Viktigt att betänka här är att skilja just på vad kandidaterna måste ha respektive vad som vore trevligt om de har.
→ Här kan ni med fördel reflektera över vad som är rimliga minsta nivå på skallkrav. Idén med detta är att rimliga minstakrav och inte en drömbild inkluderar fler. Detta ökar vår förmåga att hitta just drömkandidaten då vi med det kan fokusera mer på personlig lämplighet.

Person
Här kommer vi att arbeta utifrån en rad tydligt definierade beteenden och ur dessa välja ut 3-6 av de viktigaste beteendena för just denna tjänst. Detta är ett arbete som vi kommer att göra tillsammans i mötet och det kräver vår förståelse av uppdraget innan vi kan hjälpa er hitta en rimlig beteendeprofil för befattningen.
→ Här kan ni med fördel läsa igenom de olika beteendena för att skapa dig en förståelse men att välja gör vi tillsammans.

En väl genomarbetad kravprofil hjälper oss att sakligt och strukturerat finna och attrahera bästa möjliga kandidater till er. Samtidigt minimerar det tillsammans med vår process risken för att charmas av fel personer eller missa potentialen hos andra mer lämpade kandidater.