Lina Nilsson

Semestertiderna närmar sig med stormsteg, eller kanske har du redan hunnit påbörja din semester? När du går på semester är det en bra idé att skriva ett automatiskt svar för din mail att du kommer vara frånvarande en tid framöver. Det finns flera olika sätt att skriva ett autosvar på och i huvudsak är det allra viktigaste att budskapet är tydligt och professionellt. Ha som utgångspunkt att inga frågetecken ska kvarstå när mottagaren läst ditt autosvar.

Mail

  1. Korrekturläs ditt autosvar

Se till att du läser igenom ditt autosvar ordentligt efter stavfel eller otydligheter. Tänk på att anpassa ditt autosvar så informationen passar alla mottagare.

  1. Ange vilken period du är frånvarande

Var tydlig med när du är tillbaka på jobbet. Som mottagare vill du veta när du kan förvänta dig respons.

  1. “Jag läser mina mail sporadiskt”

Om du skriver att du läser dina mail sporadiskt kan det skapa en osäkerhet hos mottagaren angående när personen kan förvänta sig respons. När du skriver att du läser mailen sporadiskt läggs en press på dig att både läsa och agera på mailen under din semester. Är du villig att läsa och svara på mailen under din semester?

  1. Lämna tydliga hänvisningar vid akuta ärenden

Incidenter och akuta ärenden går inte in i semestermode för att vi gör det så om du har en person du kan hänvisa till vid akuta ärende, gör det. Se även till att de uppgifter du lämnar stämmer och att personen du hänvisar till verkligen läser mailen.

Telefon/SMS

Många av oss har en och samma telefon både som jobbtelefon och som privat telefon. Då skapas en problematik i att det är svårt att undkomma jobbsamtalen under din semester.

  1. Röstmeddelande

Spela in ett röstmeddelande som säger;

  • att du är på semester
  • vilken dag du är tillbaka på jobbet
  • Hänvisa till kollega vid akuta ärende
  1. SMS-avvisning

Du hittar vanligtvis inställningarna för avvisningsmeddelande under samtalsinställningar. Förbered ett antal olika sms som du kan skicka till personer vars samtal du inte kan/vill ta under din semester. De kan innehålla liknande information som i ditt autosvar på mailen.