Ju större organisation desto tätare behov av verksamhetsutveckling. Med 1700 anställda krävs ett ständigt pågående kvalitetsarbete. Socialförvaltningen i Motala tar hjälp av Unik för att säkerställa sina administrativa processer.
Socialförvaltningen har socialnämndens uppdrag att ge stöd och service till individer och familjer, personer med funktionsnedsättning samt Motalas äldre invånare. Ett grannlaga uppdrag där ingenting får ramla mellan stolarna. Internt trimmas organisation och rutiner fortlöpande, men förvaltningsstabens kontorschef Anders Stenbacka ser stora värden i att köpa organisations– och processutveckling utifrån.
– Det är betydligt lättare att skapa trovärdighet och acceptans för förändringar när vi blivit grundligt inventerade av externa ögon.
I centrum av Uniks uppdrag ligger noggranna analyser av förvaltningens assistentuppgifter. Det handlar exempelvis om personalredogörare, löne– och ekonomiassistenter.
– I organisationer av den här storleken finns risker för dubbelarbete och att rätt sak inte görs på rätt plats. Hittar vi sådana kostnader måste de skalas bort och pengarna överföras till den behovsstyrda verksamheten, förklarar Anders Stenbacka.
De senaste femton åren har Uniks konsult Gunilla Ek jobbat som inhyrd personalchef på många stora och medelstora företag. Kommunalt personalarbete och varierande konsultuppdrag har gett värdefulla erfarenheter och en djup kunskapskälla att ösa ur. Gunilla Ek är därmed van vid oberoende personalarbete.
– För att kartlägga nuläget läser jag socialförvaltningens befattningsbeskrivningar och intervjuar både chefer och medarbetare. I det kommande analysarbetet ska jag se om de administrativa rutinerna går att förbättra, säger Gunilla Ek.
Under senare år har flera organisatoriska förändringar sjösatts inom förvaltningen. Metoder, rutiner och arbetsuppgifter har förändrats medan helhetsbilden över de administrativa processerna blivit suddigare. Behovet av tydliga avgränsningar har ökat, exempelvis när det gäller assistenternas arbetsuppgifter, befogenheter och ansvar. Nu är tiden mogen för en heltäckande genomlysning.
– För att få ett helt objektivt perspektiv har vi valt Unik att genomföra den kartläggningen, säger Anders Stenbacka.
Att jämföra chefens förväntningar med medarbetarens vardag och kommunens krav på arbetsprestation och kompetens, kräver både känslighet och vidöppna öron.
– Unik har visat att man klarar balansgången mellan att var lyhörd och rättfram. Jag är övertygad om att vi står ännu starkare när det här arbetet är genomfört, säger Anders Stenbacka.
Text: Hans Ljung
